Informasi Dalam Praktik

Informasi Dalam Praktik

Ø  Informasi Sebagai Salah Satu Faktor Penting Penenti Keberhasilan

Pada tahun 1961 D. Ronald Daniel dari McKnsey dan Company salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau faktor penting penentu keberhasilan. Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, maka akan memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya.

Ø  Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem pemrosesam transaksi merupakan suatu sistem yang menyangkut pengumpulan data, menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi yang dapat dipengaruhi oleh para pengguna misalnya para manajer ataupun para pengambil kebijakan yang lain untuk pengambilan keputusan baik didalam maupun diluar.

Ø  Tujuan Sistem

     Unsur unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang persediaan bahan baku, dan manajemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan para pelanggannya cukup mirip dengan arus yang menghubungkan perusahaan dengan para pemasoknya. Pesanan yang diterima oleh perusahaan dari para pelanggannya disebut pesanan penjualan, sedangkan pesanan yang ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya disebut pesanan pembelian. Arus data dari sistm distribusi kepada manajemen terdiri dari laporan-laporan akutansi standar.

Ø  Subsistem-subsistem utama dari Sistem Distributor

·         Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

1.      Sistem Entri Pesanan (Order Entry System), Memasukkan pesanan pelanggan kedalam sistem

2.      Sistem Persediaan (Inventory System), Memelihara catatan persediaan

3.      Sistem Penagihan (Billing System), Membuat faktur pelanggan

4.      Sistem Piutang Dagang (Account Recievable System), Menagih uang dari pelanggan

·         Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

      Sistem buku besar adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan. Terdapat subsistem yang terkait, yaitu:

1.      Sistem memperbarui buku besar yaitu akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi kedalam buku besar.

2.      Sistem pembuatan laporan manajemen yaitu menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya.

·         Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalm Perspektif

Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini dalam bentuk basis daya yang berperan dalam mendokumentasi berbagai hal yang dibutuhkan perusahaan dalam operasinya dan interaksi dalam lingkungan.

Ø  Sistem Informasi Organisasi

Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis sistem informasi lainnya yang telah diimplementasikan dibanyak perusahaan. Semua sistem informasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi yaitu sistem informasi eksekutif yang dikembangkan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagian tertentu dari organisasi.

·         Sistem Informasi Pemasaran

       Sistem informasi pemasaran (Marketing Information System (MKIS) merupakan kombinasi antara subsistem input dan output yang terhubung oleh sebuah basis data. Subsistem output memberikan informasi mengenai unsur-unsur penting didalam bauran pemasaran., meliputi:

-          Subsistem produk, meberikan informasi tentang produk-produk perusahaan.

-          Subsistem lokasi, memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan.

-          Subsistem promosi, memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjulan pribadi perusahaan.

-          Subsistem harga, membantu manajer mengambil keputusan harga.

-          Subsistem bauran terintegrasi, memungkinkan manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur ke empat subsistem.

Subsistem input, sistem pemrosesan transaksi mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkunagn lalu memasukkannya ke dalam basis data. Subsistem riset pemasaran juga mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studi kasus. Subsistem inteligensi pemasaran mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lainnya yng dapat mempengaruhi operasi pemasaran.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (Human resources Information Subsystem-HRIS), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.

·         Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktur (Manufakturing Information System), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.

·         Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan (Financial information System), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan. Selain sistem yang digunakan hampir sama namun yang ditekankan adalah pada aktivitas output yang penting meliputi peramalan tren perekonomian masa depan, mengelola aliran dana yang melalui perusahaan dan mengendalikan keuangan perusahaan.

·         Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif (Executive Information System-EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer ditingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Digunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif.

Ø  Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen hubungan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Strategi inii menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan pelanggan yang ssudah ada, biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan baru, oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetapp setia kepada perusahaan.

Ø  Data Warehousing

Memungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas. Karakteristik data warehousing:

1.      Kapasitas penyimpanan sangat besar

2.      Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan baru

3.      Data dapat diambil dengan mudah

4.      Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukan data kedalam gudang. Mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna. Data dikumpulkan dari sumber-sumber data dan dikirimkan ke area pengumpulan sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan data warehouse. Suatu sistem penyimpanan informasi akan memperoleh data dari tempat penyimpanan data warehouse dan mengubahnya menjadi informasi bagi penggunannya.

Ø  Penyimpanan Informasi

Unsur terakhir dalam sistem warehousing adalah sistem penyimpanan informasi, yang mendapat data dari tempat sistem penyimpanan informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi pengguna.

OLAP (On-line Analytical Processing). Pembuatan laporan, paket query basis data, dan model-model matematis semuanya dapat digunakan. Selain itu, terdapat pula satu jenis peranti lunak yang secara khusus telah dikembangkan untuk datawarehouse. Peranti lunak yaitu OLAP memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data warehouse melalui GUI ataupun Web dan dengan cepat memperoleh informasi dalam berbagai jenis format termasuk grafik. Terdapat dua pendekatan OLAP, yaitu:

1.      ROLAP (relational On-line Analytical Processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional standar

2.      MOLAP (Multidimensional On-line Analytical Processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional.

Ø  Data Mining

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui pengguna. Data mining membantu pengguna dengan menemukan hubungannya dan menyajikannya dengan cara yang dapat dipahami sehingga hubungan tersebut menjadi dasar dalam pengambulan keputusan. Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining yaitu:

1.      Verifikasi Hipotesis

Dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data saling terhubung

-          Proses pengembangan akan dipadu sepenuhnya oleh pengguna

-          Informasi yang terpilih tidak akan dapat lebih baik dari pemahaman penggina akan data

-          Cara tradisional untuk melakukan query atas suatu database

Kelemahan pendekatan ini adalah bahwa proses pengembangan akan sepenuhnya dipandu oleh pengguna. Informasi yang terpilih tidak akan dapat lebih baik dari pemahaman akan pengguna aka data

2.      Penemuan Pengetahuan

Sistem data warehouse menganalisa tempat penyimpanan data warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yang sama. Kontribusi penemuan pengetahuan adalah bahwa ia memberikan sistem data warehousing kemampuan menganalisa data yang melebihi kemampuan pengguna itu sendiri, piranti lunak akan mengidentifikasi data-data yang tidak siketahui oleh pngguna. Kemampuan seperti ini diperoleh dengan mengunakan kecerdasan buatan.

Pertanyaan:

1.      Berikan contoh dari pendekatan Rolap dan Molap ?

2.      Jelaskan lebih rinci mengenai data Werehousing ? apakah perbedaan antara data werehouse dengan data werehousing ? Kemudian jelaskan juga keterkaitanya dengan materi bab informasi dalam praktek ?

3.      Bagaimana cara perusahaan memback up data werehousing jika  salahh satu data werehosing tersebut mengalami kerusakan ?

4.      Jelaskan bagan mengenai model sistem informasi manufaktur ?

Penyelesain :

1.      Penjelasan mengenai Rolap dan Molap :

a.       Rolap menggunakan suatu manajemen basis data relasional standart. Hal-hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :

-          Memiliki data terperinci

-          Dilakukan analisis terlebih dahulu untuk mendapatkan ringkasan

-          Analisisnya hanya terbatas pada sejumlah dimensi.

b.      Molap menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional. Hal yang harus diperhatikan ketika menggunakan molap :

-          Telah dilakukan proses peringkasan terlebih dahulu dan dibagi menjadi berbagai dimensi

-          Stasiun kerja pengguna molap memasukkan basis data multidimensional yang telah di download.

Sebenarnya antara Rolap dan Molap itu sistem kerjanya sama, karena keduanya meliputi data werehouse dan server keduanya berisi peranti lunak OLAP. Namun perbedaannya proses kerja Molap harus melalui proses pendownloadtan terlebih dahulu  untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

Contoh :

Molap data / laporan anak perusahaan yang dikirim ke pusat, setelah dikirim pihak pusat harus mendownload data tersebut dan melalui proses pemformatan dahulu untuk bisa di olah mejadi data werehouse, sedangkan untuk Rolap data/laporan yang dimiliki perusahaan dapat langsung diolah menjadi data, yang kemudian akan di gabung dengan data molap, baru kemudian akan dilanjutkan ke werehouse server, baru akan di dimasukkan pada data werehouse.

2.      Data werehousing merupakan suatu area penyimpanan data yang berukuran super atau dengan kata lain mempunyai kapasitas yang sangat besar untuk menyimpan data. Dapat diartikan juga sebagai suatu gudang data, dimana berfungsi untuk mengakumulasi data yang ada untuk di jadikan satu dan menambah informasi data yang baru., serta menjaga data agar tetap mutahir atau untuk menjaga data tersebut dari kerusakan atau kehilangan. Sehingga ketika perusahaan akan mengambil data dapat dicari dengan mudah dan cepat.

Data werehouse dan data werehousing mempunyai pengertian yang sama, yaitu sama-sama tempat penyimpanan data. Namun dalam data werehouse data yang disimpan belum melalui pengolahan, data yang tersimpan dalam data werehouse seperti data dari proses sekali produksi suatu peruasahaan. Sedangkan untuk data werehousing daya yang tersimpan sudah melalui pengolahan. Atau data yang diperoleh dari kumpulan data-data werehouse terdahulu yang sudah di akumulasi untuk dijadikan satu sebagai sumber data yang akan digunakan atau diinformasikan ke pengguna.

Kaitannya dengan bab informasi dalam praktek adalah karena sistem informasi perusahaan berisikan data-data werehouse atau werehousing tersebut. Yang digunakan untuk pengambilan keputusan dalam kelangsungan perusahaan dan sebagai pembanding dari tahun ke tahun untuk mengontrol atau memonitoring perkembangan perusahaan.

3.      Dengan menggunakan 3 cara, yaitu :

-          Ekstraksi data, merupakan proses dimana data diambil / diekstrak menggunakan aplikasi ETL.

-          Pembersihan (Cleaning), merupakan data / file yang rusak akibat virus akan di scan / dibersihkan agar data tersebut dapat diakses atau digunakan kembali.

-          Transformasi ke dalam data werehouse, maksudnya disini melakukan konversi tipe data, misalnya file dokumen word yang dibuat di Ms Word 2007 agar tidak berantakan jika dibuka dengan Ms Word 2010. Maka jenis file dapat diubah menjadi Rich Text Format.

4.      Dari subsistem input yang terdiri dari sumber internal dan eksternal di dalamnya terdapat sistem pemrosesan transaksi, subsistem rekayasa industri, subsistem intelegensi manufaktur. Kemudian diolah menjadi data yang menghasilkan output berupa laporan produksi, persediaan, mutu, dan biaya yang dihasilkan perusahaan. Dari laporan ini pengguna disini adalah para manajer dimana mereka menggunakan sistem ini untuk membuat rencana, strategi, dan keputusan untuk kemajuan / keberhasilan perusahaan kedepannya.

Kesimpulan

Sistem informasi dalam sebuah perusahaan dibentuk dengan tujuan untuk mempermudah para pengambil keputusan dalam melakukan kebijakan ataupun langkah operasi, dnegan adanya sistem informasi maka data yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah dan cepat diaksen seta bisa selalu diperbaharui sesuai keadaan perusahaan, selain itu sistem informasi berguan untuk meninjau dan memantau perkembangan perusahaan baik dari segi pelayanan, keuangan, pemasaran, produksi, dan distribusi barang. Namun hal ini tentu tidak  lepas dari pemahaman dan penggunaan sumber daya manusia yang mengoprasikan sistem informasi tersebut.