SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

BAB II

SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

v  Perusahaan dan Lingkungannya

Perusahaan adalah sebuah sistem fisik yang dikelola melalui penggunaan sebuah sistem yang virtual. Sistem fisik perusahaan merupakan suatu sistem terbuka karena ia berhadapan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan mengambil daya dari lingkungannya, mengubah smber daya tersebut menjadi produk dan jasa serta mengembalikan sumber daya yang telah diubah kembali ke lingkugan.

v  Model sistem umum perusahaan

a.       Sumber daya aliran fisik

Sumber daya fisik sebuah perusahaan melputi pegawai, bahan baku, mesin dan uang.

b.      Sumber daya aliran vrtual

Data, informasi, dan informasi dalam sebuah keputusan. Aliran dua arah, data dan informasi yang menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya ditunjukkan sebelah kanan.

c.       Mekanisme pengendalian perusahaan

Unsure-unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan, manajemen perusahaan, suatu pemrosesan informasi yang mengubah data menjadi informasi.

d.      Lingkaran umpan balik (Feedback loop)

Lingkaran umpan baik terdiri atas sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu dimasukkan dalam pemrosesan informasi, yang mengubahnya menjadi informasi. Kemudian diberikan kepada para manajer, untuk melakukan pengamblan keputusan yang akan mempengaruhi perubahan-perubahan yang dibutuhkan pada sistem fisik.

v  Perusahaan di dalam lingkungannya

Sebuah perusahaan tercipta atas dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan lingkungan. Sama pentingnya, sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya.

v  Aliran sumber daya lingkungan

Perusahaan terhubung dengan unsure-usur lingkungannya melalui aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows) beberapa sumber daya mengalir lebih sering dari pada sumber daya yang lain. Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi; aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan baku ke pelanggan, aliran uang kepada pemegang saham, aliran bahan baku dari pemasok.

v  Mengelola aliran sumber daya fisik –manajemen rantai pasokan (supply chain management)

ü  Jalur yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan, disebut seagai rantai pasokan (supply chain )

ü  Rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran tersebut terjadi degan cara yang tepat waktu dan efisien,yang disebut sebagai manajemen rantai pasokan yang terdiri atas aktivitas-aktivitas berikut ini:

1.      Meramaikan permintaan pelanggan

2.      Membuat jadwal produksi

3.      Menyimpan jaringan transportasi

4.      Memesan persediaan pengganti dari para pemasok

5.      Menerima penerimaan dari pemasok

6.      Mengelola persediaan bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi

7.      Melakukan produksi

8.      Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan

9.      Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan dan kepada pelanggan

v  Sistem elektronik

Seiring dengan bergeraknya sumber daya melalui rantai pasokan, setiap tindakan akan dicatat dalam terminal computer yang terdapat di lokasi pemasok, di dalam area penerimaan perusahaan, di dalam area persediaan, dan produksi perusahaan, di dalam ara pengiriman perusahaan, di dalam kendaraan yang digunakan oleh tranportir, dan di lokasi pelanggan. Dengan terkumpulnya data atau sistem informasi perusahaan akan diperbaharui untuk menggambarkan lokasi terakhir dari sumber daya yang sedang dilacak. Kemampuan untuk melacak aliran sumber daya seiring dengan terjadinya, akan memberikan kontribusi pada manajemen rantai pasokan.

v  Manajemen rantai pemasok dan sumber daya usaha

Manajemen rantai pasokan hanya salah satu dari aspek dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning) namun, memainkan peranan yang sangat penting dalam operasi. Pengguna sistem ERP dari vendor yang sama (SAP , oracle, atau produk lainnya). Oleh para anggota di dalam rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran informasi rantai pasokan. Akan tetapi, biaya suatu sistem ERP dapat menjadi sangat tinggi dan mungkin tidak semua anggota di dalam rantai pasokan ingin membeli peranti lunak ERP.

v  Keunggulan kompetitif

Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, maka perusahaan akan berusaha mendapatkan keunggulan diatas para pesaingnya. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage), mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (laverage), di dalam pasar. Para manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan strategis perusahaan.

v  Rantai nilai Porter

Sebuah perusaahaan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilaii(value chain) yang terdiri atas aktivitas-aktivitas utama yang memberikan kontribusi pada margin(Michael E.Porter)

v  Memperluas lingkup rantai nilai

Sebuah perusahaan dapat mengkaitkan rantai nilainya kepada rantai nilai pemasoknya dengan mengimplementasikan sistem yang membuat sumber daya input tersedia, bila dibutuhkan. Salah satu conth adalah kesepakatan JIT dengan pemasok untuk mengirimkan bahan baku sehingga bahan baku akan tiba beberapa jam sebelum digunakan dalam proses produksi.

v  Dimensi-dimensi keunggulan kompetitif

1.      Keunggulan strategis

Tingkat strategis akan menentukan arah dan tujuan perusahaan, namun tetap masih terdapat kebutuhan akan suatu rencana yang dapat mencapai strategi yang menyadari arti penting dari keamanan

2.      Keunggulan taktis

Perusahaan mendapatkan keunggulan taktis yaitu pelanggan melihat potongan harga sebagai aasan untuk terus membeli produk dari suatu perusahaan, sistem informasi dapat menyarankan produk mana yang mungkin ingin di beli oleh pelanggan.

3.      Keunggulan operasional

Tiga tingkat keuggulan kompetitif di atas akan berkerja brsama-sama. Sistem informasi yang terpengaruh oleh ketiga tingkat ini akan memiliki kemungkinan terbaik untuk eningkatkan kinerja sebuah peusahaan secara substansial.

v  Tantangan dari pesaing-pesaing global

Perusahaan multinasional adalah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, Negara, dan budaya. Perusahaan multinasional trdiri atas perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak perusahaan anak perusahaan tersebut dapat tersebar secara geograis dan masing-masing dapat memiliki sasaran, kebijakan, dan prosedurnya sendiri.

v  Kebutuhan khusus ntuk pemrosesan informasi di perusahaan multinasional

Sebuah sistem terbuka yang berusaha untuk meminimalkan ketidakpastian yang terdapat dalam lingkungannya. Ketidakpastian adalah perbedaan antara jumlah informasi yang dibutuhkan untuk melakukan suatu perkerjaan dan jumlah informasi yang telah dimiliki oleh organisasi

v  Kebutuhan khusus untuk keordinasi di perusahaan multinasional

Tantangan organisasi semakin besar bagi MNC dibandingkan sebuah perusahaan yang membatasi aktivitasnya hanya di Negara asalnya. Kesulitan timbul dari adanya kenyataan bahwa sumber daya yang digunakan oleh MNC sangat luas terdistribusi. Kemajuan dibidang teknologi informasi, metodelogi, dan komunikasi telah membuat keordinasi global menjadi jauh lebih mudah. Tetapi bahkan dengan kemajuan-kemajuan ini, koordinasi tetap menjadi suatu tantangan besar.

v  Keuntungan keordinasi

Keuntungan keordinasi antara lain:

1.      Fleksibilitas dalam merespon pesaing dari diberbagai Negara dan pasar

2.      Kemampuan untuk merespon perubahan yang terjadi disuatu Negara pada satu Negara lain

3.      Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar diseluruh dunia

4.      Kemampuan untuk berbagai pengetahuan antar unit diberbagai Negara

5.      Mengurangi daya oprasi secara keseluruhan

6.      Peningkatan efisiensi dan efektivitas

7.      Kemampuan untuk meraih da mempertahankan keragaman produk perusahaan

v  Tantangan dalam mengembangkan sistem informasi global

a)      Kendala-kendala politis

b)      Rintangan budaya dan komunikasi

ü  Pembatasan pembelian dan impor peranti keras

ü  Pembatasan pemrosesan data

ü  Pembatasan komunikasi data

c)      Masalah-masalah teknologi

d)     Kurangnya dukungan dan manajemen anak perusahaan

v  Manajemen pengetahuan

Semua aktivitas menakusisi data, memperoses data menjadi informasi, menggunakan dan mengomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif, dan menghapus informasi pada waktu yang tepat disebut manajemen pengetahuan (knowledge management).

1)      Dimensi informasi

·         Relevansi

·         Akurasi

·         Ketepatan waktu

·         Kelengkapan

2)      Sifat manajemen pengetahuan yang berubah-rubah

3)      Sistem informasi warisan

Satu masalah dalam mengubah data warisan adalah bahwa data warisan adalah bahwa data seperti ini bisa jadi tidak tersedia dalam format digital. Beberapa data warisan dapat hanya tersedia dalam bentuk cetakan kertas.

4)      Manajemen gambar

Foto-foto digital dari cetakan dapat disimpan sebagai file-file komputer yang dapat dijadikan referensi oleh sistem informasi perusahaan saat ini.

v  Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi

Perusahaan-perusahaan pertama yang menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan sumber daya informasi di tangan sebuah unit khusus yang terdiri atas para professional informasi. Praktik yang diterima adalah membuat layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama dan memasukkan manajer puncaknya didalam kelompok eksekutif senior, seperti komite eksekutif, yang melakukan pengambilan-pengambilan keputusan penting bagi perusahaan.

v  Chief information dan chief technology office

Chief information officer (CIO) atau chief technology officer (CTO) adalah manajer dengan tingkat tertinggi dilayanan informasi. CIO atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsure vital dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-aran berikut ini: meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis, secara aktif mencari komitmen dengan unit untuk bisnis dan manajemen lini, focus pada perbaikan proses bisnis, menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis, membangun kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan, terbuka untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang IS.

v  Perencanaan strategis bagi perusahaan

Ketika sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite esekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaan strategis bagi keselururuhan perusahaan. Pada tingkat yang paling minimum, komite esekutif terdiri atas presiden dan wakil presiden bidang-bidangbisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana bisnis strategis organisasi.

v  Rencana strategis untuk area-area bisnis

Rencana area bisnis ini akan merinci bagaimana area-area tesebut akan mendukung usaha ketika berusaha mencapai sasaran strateginya. Salah satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis adalah untuk setiap area membuat rencananya sendiri secara terpisah dari area-area yang lain.

v  Kandungan inti rencana strategi sumber daya informasi

Organisasi yang berbeda akan menciptakan rencana-rencana strategi sumber daya informasi yang berbeda pula, namun seharusnya terdapat dua topick inti yang hendaknya terdapat di setiap rencana: sasaran yang akan dicapai oleh setiap kategori sistem sepanjang periode waktu yang di cakup oleh rencana dan sumber daya infomasi yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran tersebut.